Whistleblowing: attuazione del D.Lgs. 24/2023

WHISTLEBLOWING: gli obblighi di adeguamento delle imprese private: 

➡️ Il D.lgs. 24/2023 ha attuato in Italia la Direttiva UE sul whistleblowing ➡️ Le aziende con più di 50 dipendenti o che adottano il modello previsto dalla legge 231 devono adeguarsi alle novità previste dalla nuova normativa entro la data ultima del 17 dicembre 2023 ➡️ L'importanza di canali multipli di segnalazione dell'illecito, in particolare il canale informatico ➡️ Obblighi di formazione e in-formazione ➡️ Privacy e Whistleblowing: quali adempimenti? ➡️ Tutto ciò che devi sapere per adeguarsi racchiuso in un webinar ㅤ

• Definizione

Il Whistleblowing (letteralmente "soffiare il fischietto") si può definire come l’istituto giuridico, regolato da disposizioni normative e procedure interne ad un ente, volto a disciplinare le segnalazioni di irregolarità o illeciti commessi da appartenenti ad un’organizzazione, effettuate principalmente da parte di altri appartenenti alla stessa organizzazione ma anche da parte di terzi, in forma anonima e riservata. 

Rimanendo al contesto italiano, l'adozione obbligatoria di procedure di segnalazione anonima di illeciti è stata per la prima volta imposta nel 2012, con la famosa Legge Severino, esclusivamente nel settore pubblico, in ottica anticorruttiva. La disciplina del Whistleblowing è stata progressivamente estesa nel tempo, con specifici atti normativi, a settori specifici del mondo privato (Banche, Intermediari finanziari etc.), fino a giungere, nel 2017, ad una più generale, seppur circoscritta, applicazione della disciplina agli enti soggetti alla responsabilità da reato e che adottassero contestualmente un Modello di Organizzazione e Gestione ai sensi della L. 231/2001.

Nel 2019, l’Unione Europea attraverso la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, ha stabilito che si adottassero procedure di whistleblowing armonizzate in tutti i Paesi dell’UE, prevedendo misure e accorgimenti minimi per l’implementazione di modelli di whistleblowing. 

L’Italia, dopo quasi 3 anni e una procedura di infrazione alle spalle, si è adeguata, con la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del 15 marzo 2023 del D.lgs. 24/2023 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

• Le novità per le imprese

 Fra le molte novità, occorre prenderne in considerazione almeno due di portata non indifferente. 

La prima (i) più rilevante novità introdotta dal decreto di recepimento riguarda l’estensione dell’ambito soggettivo di applicazione rispetto alla preesistente normativa in tema di segnalazione degli illeciti in ambito lavorativo, che nel settore privato era estesa unicamente a coloro che erano dotati del c.d. Modello 231, creando un binomio tra whistleblowing e 231. Nello specifico, tra i soggetti tenuti all’applicazione delle disposizioni si rinvengono:

1. le imprese private che, nel corso dell’ultimo anno, abbiano impiegato la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti a tempo determinato o indeterminato.
2. cui risultano applicabili taluni atti dell’Unione Europea concernenti gli appalti pubblici, la tutela dei risparmiatori, la sicurezza dei prodotti e dei trasporti, la prevenzione del riciclaggio e la tutela dell’ambiente, a prescindere dal requisito numerico; 
3. interessati dall’ambito di applicazione del decreto legislativo 231/2001 e che adottano il c.d. Modello 231, anche qui a prescindere dal numero di dipendenti.

La seconda (ii) grande e travolgente novità, riguarda l’introduzione di un canale di segnalazione esterna direttamente presso l’Anac, qualora il canale di segnalazione interno abbia avuto delle disfunzioni o non sia stato adeguatamente implementato secondo i requisiti previsti dalla normativa. Non solo in quanto, tale sorta di “appello”, può addirittura essere bypassato, insieme a quello interno, dallo stesso segnalante, che può rivolgersi ai canali di diffusione di massa e divulgare pubblicamente le informazioni sugli illeciti. I potenziali danni alla reputazione aziendale sono solo immaginabili.

Non meno risultano ulteriori importanti novità, tra cui: 

• La moltiplicazione (iii) dei canali di segnalazione interna: non basta più averne uno soltanto, tipicamente informatico, ma altresì devono avere degli specifici requisiti di riservatezza a tutela del segnalante;
• Ampliamento (iv) delle figure soggette a protezione (famigliari, colleghi di lavoro, facilitatori etc);
• Le segnalazioni sono normate dal punto di vista della gestione operativa (v) che viene scandita in passaggi necessari e progressivi (es. trasmissione della stessa entro 7 giorni dal suo ricevimento al soggetto competente; riscontro della segnalazione entro 3 mesi, etc.), auspicabilmente a mezzo di specifiche policy interne;
• Istituzione di un ufficio apposito, interno od esterno all’ente privato, costituito da personale specificamente formato (vi) per gestire la segnalazione. 

La normativa ha altresì importanti ricadute sul piano della tutela dei lavoratori segnalanti a cui deve essere garantita una forte protezione nei confronti di azioni ritorsive e sanzioni da parte dei datori di lavoro, nonché sul piano della privacy, laddove si renderanno necessarie una serie di integrazioni e adeguamenti di settore (aggiornamento informative; valutazioni di impatto etc.). 

Vien da sé che anche tutto il sistema dei c.d. Modelli 231, anche per effetto della modifica dell’art. 6, comma 2-bis della L.231/2001, dovrà essere adeguato con opportune valutazioni e modifiche, che dovranno prendere in considerazione anche il Codice Etico.

• Tempistiche di adeguamento: implementare un Whistleblowing Scheme

Come evidenziato dalle disposizioni transitorie del decreto legislativo di recepimento, le nuove norme avranno effetto a far data dal prossimo 15 luglio. È pertanto concessa alle imprese una breve finestra temporale affinché sia raggiunto un soddisfacente livello di adeguamento alla disciplina e, conseguentemente, una sufficiente formazione degli interessati all’utilizzo dei meccanismi di segnalazione. Unica eccezione è costituita dalle imprese private che abbiano impiegato una media di meno di 249 lavoratori subordinati nel corso dell’anno passato: a queste è concesso fino al 17 dicembre 2023 per implementare il canale di segnalazione interna.

Dunque, le aziende soggette all’ambito di applicazione della disciplina dovranno adottare in un breve lasso temporale un efficace Whistleblowing Scheme, pena importanti sanzioni dall’organo deputato all’anticorruzione e possibili importanti danni reputazionali dovuti a divulgazioni pubbliche. 

• Mancato o insufficiente adeguamento: quali conseguenze?

 Le aziende del mondo privato (oltre che pubblico) le quali non si adegueranno entro la data di entrata in vigore della nuova normativa, saranno soggette a potenziali sanzioni da parte dell’ANAC.

Si badi bene che tali sanzioni non colpiscono unicamente gli omessi e mancati adeguamenti, bensì anche adeguamenti che in base alla normativa di recepimento risultino insufficienti (es: mancata istituzione di un canale di segnalazione) e quindi qualora sia sviluppi un Whistleblowing Scheme inefficiente. L’articolo 21 introduce, infatti, sanzioni amministrative fino a 50.000 euro per le imprese che non implementino entro il termine previsto gli idonei ed efficaci meccanismi di segnalazione e di gestione delle segnalazioni. 

Ad ogni modo, si può affermare senza ombra di dubbio che la più grande sanzione per una mancata o inadeguata implementazione del whistleblowing scheme sono i danni reputazionali che possono conseguirne.

• Come intervenire a sostegno delle imprese: un adeguato whistleblowing scheme

 Una risposta alla sfida posta dalla nuova normativa è data dalla predisposizione di un apparato organizzativo aziendale in grado di soddisfare i requisiti della direttiva Whistleblowing. 

Ebbene, con la piena cognizione dei tempi ristretti per l’adeguamento aziendale e delle difficoltà tecnico-organizzative legate alla gestione delle segnalazioni, da tenere sempre in anonimato, si propone un programma illustrativo sul nuovo whistleblowing italiano e sugli adempimenti a cui gli enti privati sono tenuti, articolato come segue:

• Il quadro normativo in tema di whistleblowing

• Storia e definizione del whistleblowing
• L’ambito di applicazione della riforma: soggetti tenuti e regime temporale
• L’aggiornamento dei Modelli organizzativi 231
• I principali temi di innovazione della riforma: l’estensione della platea dei segnalanti, il ridimensionamento dell’oggetto delle segnalazioni, la moltiplicazione dei canali di segnalazione (segnalazione interna, segnalazione esterna (ANAC), divulgazioni pubbliche), l’introduzione di un impianto sanzionatorio, l’estensione delle condotte potenzialmente illecite

• Gli interventi prioritari per l’implementazione delle procedure interne

• La necessità di dotarsi di una procedura interna
• La perimetrazione delle “violazioni” rilevanti ai fini della segnalazione
• La gestione dei canali si segnalazione, l’individuazione dei soggetti responsabili del sistema di gestione delle segnalazioni
• La definizione di tempistiche procedimentali
• Le interlocuzioni con il segnalante, con il segnalato e gli ulteriori soggetti coinvolti
• La disciplina della istruttoria
• Gli esiti della segnalazione
• La rendicontazione
• Il ruolo dell’Organismo di Vigilanza nelle aziende private: esperienze pregresse, cautele ed evoluzione del quadro normativo

• I profili giuslavoristici

• Il whistleblowing tra diritto di critica e obbligo di fedeltà del dipendente
• Le misure anti-retaliation, i flussi informativi e il ruolo dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro e delle organizzazioni sindacali
• Le sanzioni connesse all’applicazione di misure ritorsive
• La violazione dei segreti e dell’obbligo di fedeltà datoriale
• Gli illeciti specifici da segnalare in materia di lavoro 

• Le cautele e gli adempimenti privacy e data protection

• I trattamenti dei dati correlati al whistleblowing
• L’implementazione della informativa
• La conservazione dei dati trattati
• La comunicazione dei dati
• La gestione del rischio privacy
• L’informatizzazione della procedura e la valutazione di impatto

• Le responsabilità dei soggetti coinvolti: profili civili e penali

• Misure di protezione del segnalante
• Limitazioni delle responsabilità del segnalante
• Responsabilità dei soggetti preposti alla valutazione della segnalazione
• Segnalazione falsa e infondata: tutela della persona segnalata e della Società

• I facilitatori e gli enti del Terzo settore: il loro ruolo a sostegno del segnalante

• La tecnologia al servizio della segnalazione: quali cautele e accorgimenti aspettarsi da un software di whistleblowing? Un esempio.

 Credit Photo: Foto di Ernie A. Stephens su Unsplash