Il Whistleblowing (letteralmente "soffiare il fischietto") si può definire come l’istituto giuridico, regolato da disposizioni normative e procedure interne ad un ente, con lo scopo di disciplinare le segnalazioni di irregolarità o illeciti commessi da appartenenti ad un’organizzazione.
Rimanendo al contesto italiano, l'adozione obbligatoria di procedure di segnalazione riservate di illeciti è stata prevista da diversi atti normativi che nel tempo hanno progressivamente esteso il campo di applicazione soggettivo fino a coinvolgere la quasi totalità delle aziende. E tale ultimo atto si è avuto nel 2019, quando l’Unione Europea, attraverso la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, ha stabilito che si adottassero procedure di whistleblowing armonizzate in tutti i Paesi dell’UE, prevedendo misure e accorgimenti minimi per l’implementazione di modelli di whistleblowing.
L’Italia, dopo quasi 3 anni e una procedura di infrazione alle spalle, si è adeguata, con la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del 15 marzo 2023 del D.lgs. 24/2023 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
La prima (i) più rilevante novità introdotta dal decreto di recepimento riguarda l’estensione dell’ambito soggettivo di applicazione rispetto alla preesistente normativa in tema di segnalazione degli illeciti in ambito lavorativo, che nel settore privato era estesa unicamente a coloro che erano dotati del c.d. Modello 231, creando un binomio tra whistleblowing e 231. Nello specifico, tra i soggetti tenuti all’applicazione delle disposizioni si rinvengono:
- le imprese private che, nel corso dell’ultimo anno, abbiano impiegato la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti a tempo determinato o indeterminato.
- cui risultano applicabili taluni atti dell’Unione Europea concernenti gli appalti pubblici, la tutela dei risparmiatori, la sicurezza dei prodotti e dei trasporti, la prevenzione del riciclaggio e la tutela dell’ambiente, a prescindere dal requisito numerico;
- interessati dall’ambito di applicazione del decreto legislativo 231/2001 e che adottano il c.d. Modello 231, anche qui a prescindere dal numero di dipendenti.
La seconda (ii) grande novità, riguarda l’introduzione di un canale di segnalazione esterna direttamente presso l’Anac, qualora il canale di segnalazione interno abbia avuto delle disfunzioni o non sia stato adeguatamente implementato secondo i requisiti previsti dalla normativa. Non solo in quanto, tale sorta di “appello”, può addirittura essere bypassato, insieme a quello interno, dallo stesso segnalante, che può rivolgersi ai canali di diffusione di massa e divulgare pubblicamente le informazioni sugli illeciti. I potenziali danni alla reputazione aziendale sono solo immaginabili.
Non meno risultano ulteriori importanti novità, tra cui:
- La moltiplicazione (iii) dei canali di segnalazione interna: non basta più averne uno soltanto, tipicamente informatico, ma altresì devono avere degli specifici requisiti di riservatezza a tutela del segnalante;
- Ampliamento (iv) delle figure soggette a protezione (famigliari, colleghi di lavoro, facilitatori etc.);
- Le segnalazioni sono normate dal punto di vista della gestione operativa (v) che viene scandita in passaggi necessari e progressivi (es. trasmissione della stessa entro 7 giorni dal suo ricevimento al soggetto competente; riscontro della segnalazione entro 3 mesi, etc.), auspicabilmente a mezzo di specifiche policy interne;
- Istituzione di un ufficio apposito, interno od esterno all’ente privato, costituito da personale specificamente formato (vi) autonomo e indipendente, per gestire la segnalazione.
La normativa ha altresì importanti ricadute sul piano della tutela dei lavoratori segnalanti a cui deve essere garantita una forte protezione nei confronti di azioni ritorsive e sanzioni da parte dei datori di lavoro, nonché sul piano della privacy, laddove si renderanno necessarie una serie di integrazioni e adeguamenti di settore (aggiornamento informative; valutazioni di impatto etc.).
Va da sé che anche tutto il sistema dei c.d. Modelli 231, anche per effetto della modifica dell’art. 6, comma 2-bis della L.231/2001, dovrà essere adeguato con opportune valutazioni e modifiche, che dovranno prendere in considerazione anche il Codice Etico.
- Tempistiche di adeguamento: implementare un Whistleblowing Scheme
Le nuove norme hanno avuto come prima data utile di adeguamento quella del 15 luglio scorso. È tuttavia concesso un termine ulteriore ultimo per le imprese private che abbiano impiegato una media di meno di 249 lavoratori subordinati nel corso dell’anno passato: a queste è concesso fino al 17 dicembre 2023 per dotarsi di un efficace modello di whistleblowing.
Dunque, le aziende soggette all’ambito di applicazione della disciplina dovranno a breve adottare un efficace Whistleblowing Scheme, pena importanti sanzioni dall’organo deputato all’anticorruzione e possibili importanti danni reputazionali dovuti a divulgazioni pubbliche.
- Mancato o insufficiente adeguamento: quali conseguenze?
Le aziende che non si adegueranno entro la data di entrata in vigore della nuova normativa, saranno soggette a potenziali sanzioni da parte dell’ANAC.
Tali sanzioni non colpiscono unicamente gli omessi e mancati adeguamenti, bensì anche adeguamenti che in base alla normativa di recepimento risultino insufficienti (es: mancata istituzione di un canale di segnalazione) e quindi qualora sia sviluppi un Whistleblowing Scheme inefficiente. L’articolo 21 introduce, infatti, sanzioni amministrative fino a 50.000 euro per le imprese che non implementino entro il termine previsto gli idonei ed efficaci meccanismi di segnalazione e di gestione delle segnalazioni.
Non da ultimi, i rilevantissimi danni reputazionali che naturalmente ne conseguiranno.
Dott. Alessandro Carlini
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